Was ich konkret für Sie tue, hängt davon ab, wo Sie heute stehen. Der Weg dorthin ist aber immer derselbe – und wie weit Sie gehen, entscheiden Sie nach jeder Stufe neu.
Von einer Akte bis zum gesamten Prozess
Ihr Partner für Digitalisierung – im Kleinen wie im Großen.
Viele zögern, weil sie ihr Anliegen für zu klein halten. Das Gegenteil trifft zu: Ein einzelner Ordner, der endlich durchsuchbar sein soll, ist ein vollwertiger Auftrag – und oft der beste Einstieg. Solche Aufgaben nehme ich genauso an wie die Neuordnung eines ganzen Ablaufs.
- Bestandsakten digitalisieren: Ein Ordner, ein Regal oder ein ganzes Archiv – gescannt, sinnvoll benannt und so abgelegt, dass Sie in Sekunden finden statt in Minuten zu suchen.
- Einen einzelnen Ablauf automatisieren: Der immer gleiche Serienbrief, die wiederkehrende Abrechnung, das Übertragen von Daten zwischen zwei Programmen von Hand.
- Eine gewachsene Ablage aufräumen: Wenn alles längst digital ist, aber niemand mehr weiß, wo was liegt und welche Fassung die aktuelle ist.
- Ein Formular ablösen: Vom Papierzettel zum ausfüllbaren Dokument, das ohne Zwischenschritt im richtigen Ordner landet.
Ob es bei einem einzelnen Auftrag bleibt oder mehr daraus wird, entscheiden Sie. Auch die kleine Lösung baue ich so, dass sie später Teil einer größeren werden kann.
Von der Erstberatung bis zur Übergabe
Jedes Projekt läuft in denselben vier Schritten ab. Wählen Sie einen Schritt aus, um mehr dazu zu lesen.
Erstberatung
Kostenlos und unverbindlich. Ich höre zu, wo es bei Ihnen klemmt, und sage Ihnen ehrlich, ob ich der Richtige für Ihr Anliegen bin.
Analyse
Ich sehe mir Ihre Unterlagen und Abläufe an und zeige Ihnen in verständlicher Form, was sich zuerst lohnt und was getrost warten kann.
Umsetzung
Ich digitalisiere die Bestände, baue die Ablagestruktur auf und richte die vereinbarten Abläufe ein. Sie müssen dafür niemanden abstellen.
Übergabe
Einweisung und eine kurze Dokumentation, danach arbeiten Sie selbstständig weiter. Für Rückfragen bleibe ich erreichbar.
Drei Stufen zur digitalen Ordnung
Ob Privatperson, Immobilienverwaltung oder Handwerksbetrieb – die Zusammenarbeit baut fast immer auf denselben drei Stufen auf. Sie können nach jeder Stufe aussteigen oder weitergehen.
Stufe 1 – Digitalisieren
Vorhandene Papierakten, Ordner und Dokumentenbestände werden erfasst, gescannt und in einer sinnvollen digitalen Ablagestruktur organisiert.
Stufe 2 – Prozesse aufsetzen
Auf Basis der digitalen Ablage werden wiederkehrende Arbeitsschritte – etwa Rechnungseingang, Ablage und Zuordnung – als klarer, nachvollziehbarer Prozess definiert und digital abgebildet.
Stufe 3 – Automatisieren
Wiederkehrende, regelbasierte Schritte laufen von allein, sodass möglichst wenig manueller Aufwand bleibt – im Idealfall nur noch ein Klick zur Freigabe.
Leistungen nach Zielgruppe
Der Bedarf unterscheidet sich je nach Ausgangslage deutlich. Klappen Sie den Bereich auf, der auf Sie zutrifft – die Beispiele sind bewusst konkret gehalten, damit Sie sich etwas darunter vorstellen können.
Privatpersonen und Eigentümer von Bestandsimmobilien
Für wen: Private Vermieter und Eigentümer von einer oder mehreren Bestandsimmobilien, die Verträge, Belege, Rechnungen und Nebenkostenunterlagen bisher in Papierordnern oder unstrukturiert digital verwalten.
- Digitalisierung des Immobilienordners: Einscannen und Aufbereiten sämtlicher Unterlagen zu einer oder mehreren Immobilien – Mietverträge, Nebenkostenbelege, Handwerkerrechnungen, Versicherungsunterlagen, Grundbuchauszüge.
- Digitale Aktenstruktur je Objekt: Aufbau einer einheitlichen Ordnerstruktur, etwa je Immobilie ein Hauptordner mit Unterordnern für Mieter, Verträge, Betriebskosten und Instandhaltung – ablagefertig in einem Cloud-Speicher oder auf Ihrem eigenen System.
- Übernahme von Altbeständen: Digitalisierung mehrjähriger Belegarchive inklusive sinnvoller Benennung und Verschlagwortung nach Jahr, Objekt und Kategorie – damit alte Nebenkostenabrechnungen oder Belege im Streitfall sofort auffindbar sind.
- Laufende Belegerfassung einrichten: Eine feste Vorgehensweise, wie neue Rechnungen und Belege künftig direkt digital erfasst werden – per Scan-App, E-Mail-Postfach oder Foto, statt erneut Papierstapel anzuhäufen.
Aufbaustufe: digitale Nebenkostenabrechnung
Wenn Sie regelmäßig Nebenkostenabrechnungen erstellen, lässt sich darauf ein gestuftes System aufbauen:
- Basis – Zuordnung: Eingehende Rechnungen werden über ein E-Mail-Postfach oder einen Upload-Ordner erfasst und automatisch der jeweiligen Immobilie beziehungsweise Kostenstelle zugeordnet.
- Komfort – Aufteilung: Die Kosten werden nach hinterlegtem Verteilerschlüssel – Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch – automatisch auf die einzelnen Mieteinheiten aufgeteilt.
- Automatisiert – Abrechnung auf Knopfdruck: Am Ende der Abrechnungsperiode erstellt das System die fertige Abrechnung je Mieteinheit inklusive Belegübersicht. Sie müssen nur noch prüfen und versenden.
Das Ziel: Sie schicken laufend nur noch Rechnungen ein, per Weiterleitung oder Scan. Das System sortiert sie den richtigen Immobilien zu, und die jährliche Abrechnung steht mit einem Klick.
Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen
Für wen: Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen mit etwa einem bis zwanzig Mitarbeitenden, die keine eigene IT-Abteilung haben und ihre Verwaltung noch stark papierbasiert oder uneinheitlich digital organisieren.
- Digitalisierung des Papierarchivs: Einscannen und strukturierte Ablage von Kundenakten, Projektunterlagen, Lieferantenrechnungen und Altbeständen, inklusive einer nachvollziehbaren Benennungs- und Ablagelogik.
- Prozessanalyse im Tagesgeschäft: Aufnahme zentraler Abläufe wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Materialbestellung oder Rechnungsstellung – mit dem Ziel, Doppelarbeit und Medienbrüche vom Zettel über Excel bis zur E-Mail sichtbar zu machen.
- Digitale Steuerung des Auftragsablaufs: Ein nachvollziehbarer digitaler Ablauf von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung, sodass jederzeit erkennbar ist, in welchem Status ein Auftrag steht.
- Digitale Ablagestruktur für den ganzen Betrieb: Eine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagelogik nach Kunde, Projekt und Jahr, die für alle Mitarbeitenden verständlich und im Alltag nutzbar ist.
- Einrichtung passender Software: Auswahl und Einrichtung einfacher, bezahlbarer Werkzeuge für Auftrags-, Rechnungs- oder Zeiterfassung – abgestimmt auf Ihre Betriebsgröße und den tatsächlichen Bedarf, ohne Überdimensionierung.
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Zum Beispiel automatischer Rechnungsversand nach Auftragsabschluss, Erinnerungen bei offenen Zahlungen oder das automatische Einsortieren eingehender Belege in die richtige Kundenakte.
Dienstleister und Selbstständige
Für wen: Beratende, Planende, Pflege- und Gesundheitsdienste, Agenturen, Kanzleien und andere Dienstleistungsbetriebe, deren Arbeit vor allem aus Terminen, Unterlagen und Absprachen besteht – und bei denen die Verwaltung zunehmend Zeit frisst, die für die eigentliche Leistung fehlt.
- Terminvergabe ohne Telefonschleife: Ein Buchungsweg, über den Kunden selbst einen freien Termin wählen, mit automatischer Bestätigung und Erinnerung – statt Rückrufen, die den Arbeitstag zerteilen.
- Von der Leistung zur Rechnung: Erfasste Zeiten oder Leistungen laufen ohne Abtippen in die Rechnung. Das spart am Monatsende den Abend, an dem alles zusammengesucht wird.
- Kundenunterlagen an einem Ort: Eine Aktenstruktur je Kunde oder Mandat, in der Verträge, Korrespondenz und Ergebnisse zusammenliegen – auffindbar auch dann, wenn eine Vertretung übernimmt.
- Wiederkehrende Abläufe standardisieren: Onboarding neuer Kunden, Angebotsversand, Nachfassen bei offenen Angeboten oder der Abschluss eines Auftrags – einmal sauber festgelegt und danach immer gleich.
- Digitale Erfassung statt Papierbogen: Aufnahmebögen, Checklisten oder Protokolle als ausfüllbares Formular, dessen Ergebnis direkt in der richtigen Kundenakte landet.
- Zusammenarbeit im kleinen Team: Eine gemeinsame Ablage und klare Zuständigkeiten, damit nicht jede Information über eine einzelne Person läuft.
Immobilienverwaltungen
Für wen: Verwaltungen mehrerer Wohn- oder Gewerbeeinheiten mit wiederkehrendem, oft manuellem Verwaltungsaufwand über viele Objekte hinweg.
- Prozessanalyse der Verwaltungsabläufe: Aufnahme der bestehenden Abläufe – Mieterkommunikation, Rechnungsfreigabe, Instandhaltungsmeldungen, Abrechnungserstellung – und Benennung der Zeitfresser und Fehlerquellen.
- Digitale Objektakten für den gesamten Bestand: Eine einheitliche digitale Aktenstruktur über alle verwalteten Objekte hinweg, inklusive Migration bestehender Papier- und Dateibestände.
- Digitale Prozesssteuerung: Klar definierte, nachvollziehbare Abläufe für wiederkehrende Vorgänge – etwa Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Ablage – mit erkennbarem Status je Vorgang statt lose in E-Mails verteilter Zuständigkeit.
- Automatisierte Nebenkostenabrechnung für den gesamten Bestand: Die skalierte Fassung des Drei-Stufen-Modells für viele Objekte gleichzeitig – Rechnungserfassung, automatische Zuordnung zu Objekten und Einheiten, Berechnung der Verteilerschlüssel und serienweise Erstellung der Abrechnungen.
- Schnittstellen und Datenübergabe: Aufbereitung der digitalen Daten für den Austausch mit Steuerberatung, Hausverwaltungssoftware oder Eigentümern – strukturierte Exporte statt einzelner PDFs per E-Mail.
Vereine und gemeinnützige Organisationen
Für wen: Vereine, die Mitgliederverwaltung, Buchhaltungsbelege und Vereinsunterlagen ehrenamtlich und ohne einheitliches System pflegen.
- Digitalisierung der Vereinsakte: Einscannen und Strukturieren von Satzung, Protokollen, Mitgliederunterlagen und Belegen.
- Digitale Mitgliederverwaltung: Eine einfache, für den Vorstand verständliche digitale Übersicht über Mitglieder, Beiträge und Kontaktdaten.
- Prozessunterstützung für den Vorstand: Klare digitale Abläufe für wiederkehrende Aufgaben wie Beitragserinnerungen, die Belegsammlung für die Kassenprüfung oder die Protokollablage.
- Struktur für den Vorstandswechsel: Eine digitale Ablage, die auch bei einem Wechsel im Ehrenamt sofort weiterverwendbar ist – damit kein Wissen bei einer einzelnen Person hängen bleibt.
Preise
Aufgrund der unterschiedlichen Ansprüche werden die Preise individuell festgelegt – ein einzelner Aktenschrank ist etwas anderes als der Bestand einer Verwaltung mit vierzig Einheiten. Abgerechnet wird nach Aufwand zu 65 € je Stunde.
Was hier steht, ist der Endbetrag. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Für Privatpersonen, private Vermieter und Vereine, die die Vorsteuer ohnehin nicht abziehen können, sind das rund 19 % weniger als bei einem umsatzsteuerpflichtigen Anbieter.
Diese Beispiele zeigen, was aus dem Stundensatz in der Praxis wird:
- Ein einzelner Ordner. Ein Ordner Verträge, Belege oder Korrespondenz – gescannt, sinnvoll benannt und durchsuchbar abgelegt. Der kleinste Auftrag, den ich annehme.
2 bis 3 Stunden · 130 bis 195 € - Die Unterlagen einer Immobilie. Mietverträge, Nebenkostenbelege und Handwerkerrechnungen zu einem Objekt – vor Ort gescannt und in eine Struktur je Immobilie gebracht.
4 bis 6 Stunden · 260 bis 390 € - Die Ablage eines Vereins neu ordnen. Protokolle, Mitgliederunterlagen und Kassenbelege, geordnet für den nächsten Vorstand.
8 bis 12 Stunden · 520 bis 780 € - Nebenkostenabrechnung automatisieren. Eine Vorlage, die die Abrechnung je Mieter erzeugt – danach jedes Jahr in einem Bruchteil der Zeit.
12 bis 18 Stunden · 780 bis 1.170 € - Termine und Rechnungen eines Dienstleisters verbinden. Kunden buchen selbst, erfasste Leistungen laufen ohne Abtippen in die Rechnung.
15 bis 22 Stunden · 975 bis 1.430 € - Das Papierarchiv eines Handwerksbetriebs auflösen. Kundenakten und Projektunterlagen aus mehreren Jahren in einer einheitlichen Ablage.
20 bis 30 Stunden · 1.300 bis 1.950 € - Umfassende Prozessoptimierung im Handwerksbetrieb. Alle Abläufe von der Anfrage bis zur Rechnung neu gedacht, digital umgesetzt und über mehrere Wochen begleitet.
ab 50 Stunden · ab 3.250 €
Das sind Anhaltspunkte, keine Angebote. Nach der Analyse nenne ich Ihnen den zu erwartenden Aufwand, auf Wunsch als Festpreis – damit Sie vorher wissen, woran Sie sind.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.